L'accesso al sistema per la gestione dei fax prevede la creazione di opportuni profili utente in funzione del ruolo e della posizione ricoperta all'interno dell'azienda. La visibilità può essere configurata tenendo conto delle policy e dei processi aziendali.

Le utenze del Portale di gestione del fax sono in relazione uno ad uno con i numeri di fax, configurati all’interno della Rete aziendale. Ogni numero di fax identifica, infatti, un centro di costo aziendale, per consentire un efficace controllo e tracciamento dei costi.